场地日期：邱德拔抱石厅3月2日周天

实际流程：

16:00 岩壁集合搬运物资，到达抱石厅后开始布置彩排

18:00 小鹰开始陆续到达，因投影仪仍未调试好，故先进行岩壁互动(挂壁小游戏等)

18:40 投影仪调试完成，开始结合PPT进行社长发言和社团介绍

19:50 登山、科考、滑登、攀岩依次介绍完毕，抽奖，拍照，晚会结束

实际人员安排以及实际任务：

1、  负责人：黄贝乐，李勉珂

(1)    制定晚会计划，确定晚会时间地点

(2)    联络各个发言人，招募志愿者

(3)    提前调试设备，列好物资清单

(4)    组织彩排

(5)    调试电脑和投影仪

2、  主持人：梁依佳

(1)    控场，引导小鹰入座

(2)    带领大家做攀岩互动小游戏，活跃气氛

(3)    组织有奖提问环节和抽奖环节

3、  发言人：梁依佳，穆罕默德，封项晨，热纳提  

        具体介绍社团情况和各支队伍

4、  场务：马志，赵子铭

(1)    搬运物资

(2)    给到场的小鹰老鹰发放号码，用于抽奖

(3)    挂社旗，挂幕布

5、  引导：李嘉宁

(1)    在邱德拔体育馆门口引导小鹰来到抱石厅

(2)    晚会开始后在台下活跃气氛

6、  摄影摄像：朱文浩

(1)    摄影

(2)    调试新投影仪的主力

实际取用物资：

1、  多媒体设备：投影仪、幕布

2、  社旗、赞助旗

3、  奖品：明信片若干，山鹰背包x1，笔记本x3

4、  工具：剪刀，胶带，短绳

5、  装饰用的荧光屏

下面的内容更重要

晚会出现的几个重大问题：

1、  场地不熟悉，费了很大劲儿开电源，张贴社旗、赞助旗等也没有准备合适的工具。

2、  投影仪临时损坏，没有事先准备应急预案。投影仪在晚会开始前20分钟突然损坏无法使用，依靠外卖迅速新买了一个投影仪，但调试了很长时间，场面一度混乱。

3、  两个负责人之间，负责人与其他参与人员之间的沟通交流不够。关于奖品的发放数量没有达成共识，没能给场务准确地安排任务。

关于晚会流程的建议：

(1)    一定要实地、全流程、预留充足时间(最好提前一天)进行彩排，发现问题后才能有时间解决。本次彩排定在了下午四点，距离晚会开始只有2个小时，之前的估计太乐观，时间明显不够用。

(2)    普通的胶带无法粘在墙壁上，来不及再回岩壁取，因而没有办法粘贴赞助旗。抱石厅内没有找到可用电源，最近的插孔在壁球厅旁边的过道，该插孔由壁球厅的电源闸刀控制，请师傅来开电的时候一定要强调再开一下壁球厅的电。

(3)    负责多媒体的人一定要提前学会如何使用投影仪、话筒、音箱，找好各个端口的连接线，确保可以使用。

关于人员安排的建议：

(1)    实地考察，确定需要的志愿者人数。本次晚会工作人员严重不足，引导、场务等可以再添加3-4人。比如引导就可以多一些，在各个拐弯处都设置一个引导，并有人负责引导入座，一个引导就太少了。原先有三个场务，但实际只来了两个，人手不够，最后很多问题都是老队员亲自上场解决的。

(2)    这次负责人有疏忽，没能给两个场务安排具体的任务。任务要精确到个人，比如号码的发放、引导入座、发奖品就要指定某个场务去做。

关于取用物资的建议：

(1)    资料部负责人提前沟通，确定可以取用的奖品的量。

其他建议(重要)：

(1)    迎新晚会的负责人可以提前一周半或两周确定，确定好负责人后可以和参与人员(主持、发言人、资料部部长、往年负责人等)开一个会议，消除信息差，让负责人熟悉流程，明确什么样的事务该去找谁。本次晚会对接效果很有限，伍周与贝乐之前对接了，但是贝乐没有及时看到信息。

(2)    负责人可以只有一个，并提前决定各项事情。如果两个或多个负责人，则一定要做好交流沟通。这次有两个负责人的原因是，原先负责人李勉珂表示周六下午有课，可能不便参与负责人的工作，于是群里又安排了黄贝乐来帮忙。

(3)    最初定好的事项不要轻易改变。本次迎新晚会在一周之内数次更改时间、地点，首先给晚会计划制作带来了不便，对负责人的规划也产生了很大影响，同时也导致与招新传单制作、推送发布出现了信息差。老队员在提出自己的要求时，也要考虑对整个团队造成的影响。

(4)    负责人要督促参与的老队员完成自己的任务，比如说PPT要提早就弄好，而不是在晚会前一两天，老队员如果承担了一项任务，就不要轻易退出。(3)和(4)部分地造成了本次晚会迟迟没有一个清晰的规划。

后记：本次迎新晚会出了很多意外状况，可能是最近几年最混乱的一次。但是感谢各位大鹰和老鹰的团结合作，控制住了场面，解决了问题，最终晚会也比较顺利地结束。也谢谢各位小鹰的捧场，希望大家可以在社里发现一片新天地！